Biểu Mẫu Giao Nhận – Tối Ưu Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Hiệu Quả

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc giao nhận hàng hóa không chỉ là một công đoạn đơn thuần mà còn là một phần không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình vận hành. Và biểu mẫu giao nhận chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, tổ chức trong việc ghi nhận, xác nhận các giao dịch giao – nhận diễn ra hàng ngày.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về biểu mẫu giao nhận, các loại biểu mẫu phổ biến, tiêu chuẩn thiết kế – in ấn và lý do vì sao doanh nghiệp nên đầu tư vào biểu mẫu chuyên nghiệp.

1. Biểu mẫu giao nhận là gì?

Biểu mẫu giao nhận (hay còn gọi là phiếu giao nhận hàng hóa) là một loại biểu mẫu dùng để ghi lại thông tin giao – nhận hàng hóa, tài sản, thiết bị giữa hai bên (bên giao và bên nhận). Mẫu này thường được sử dụng trong các hoạt động như:

• Giao nhận hàng hóa trong kinh doanh

• Bàn giao thiết bị nội bộ

• Giao nhận tài sản giữa các phòng ban

• Giao nhận hồ sơ, chứng từ

Biểu mẫu giao nhận giúp cả hai bên xác nhận rõ ràng về số lượng, chất lượng, thời gian, tình trạng hàng hóa/tài sản đã bàn giao – tránh tranh chấp, thất lạc và tạo căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

2. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu giao nhận?

✅ Tăng tính minh bạch

Biểu mẫu giao nhận giúp mọi hoạt động bàn giao đều được ghi chép chi tiết, tránh trường hợp “bằng miệng” gây ra hiểu lầm hoặc thiếu trách nhiệm.

✅ Cơ sở pháp lý rõ ràng

Trong trường hợp có tranh chấp về số lượng, thời gian giao hàng, tình trạng hàng hóa… biểu mẫu sẽ là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề.

✅ Quản lý nội bộ chặt chẽ

Không chỉ dùng trong giao nhận khách hàng, biểu mẫu giao nhận còn giúp kiểm soát tốt tài sản nội bộ như bàn giao máy móc, thiết bị văn phòng, vật tư…

✅ Tăng tính chuyên nghiệp

Việc sử dụng phiếu giao nhận rõ ràng, in ấn chỉnh chu thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng.

3. Nội dung cơ bản trong một biểu mẫu giao nhận

Một biểu mẫu giao nhận chuẩn thường có các mục như:

• Thông tin đơn vị giao – đơn vị nhận

• Ngày tháng giao nhận

• Danh sách hàng hóa/tài sản bàn giao:

  • Tên sản phẩm

  • Mã hàng

  • Đơn vị tính

  • Số lượng

  • Tình trạng

  • Ghi chú (nếu có)

• Chữ ký xác nhận của bên giao – bên nhận

• Người lập phiếu và người chứng kiến (nếu cần)

Tùy nhu cầu, biểu mẫu có thể có thêm logo công ty, mã số phiếu, mã vạch hoặc QR để quản lý bằng phần mềm.

4. Các loại biểu mẫu giao nhận phổ biến

🔹 Biểu mẫu giao nhận hàng hóa

Sử dụng khi giao nhận sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng, đại lý, kho bãi… Đảm bảo thống kê chi tiết từng mã hàng, số lượng, tình trạng sản phẩm.

🔹 Biểu mẫu giao nhận tài sản

Áp dụng cho việc bàn giao thiết bị, tài sản giữa nhân viên với công ty hoặc giữa các bộ phận. Ghi rõ tình trạng và giá trị tài sản khi bàn giao.

🔹 Biểu mẫu giao nhận hồ sơ, giấy tờ

Dành cho các cơ quan hành chính, văn phòng, công ty luật,… giúp kiểm soát việc lưu chuyển chứng từ giữa các phòng ban hoặc đơn vị đối tác.

5. Kích thước và quy cách in biểu mẫu giao nhận

Tùy vào nội dung và nhu cầu sử dụng, biểu mẫu giao nhận có thể được in với các kích thước sau:

• A6 (10.5 x 14.8 cm): Dành cho biểu mẫu đơn giản, gọn nhẹ

• A5 (14.8 x 21 cm): Phù hợp với hầu hết biểu mẫu giao nhận cơ bản

• A4 (21 x 29.7 cm): Dành cho biểu mẫu chi tiết, nhiều dòng hàng hóa/tài sản

🔸 Số liên phổ biến:

• 1 liên: Dành cho nội bộ lưu hành

• 2 liên: Một liên giữ lại, một liên giao cho đối tác hoặc người nhận

• 3 liên trở lên: Mỗi liên dành cho từng bộ phận khác nhau (kho, kế toán, thủ quỹ…)

🔸 Loại giấy in:

• Giấy fort 70–80gsm: Dễ viết tay, bền bỉ, phù hợp cho mẫu 1 liên

• Giấy carbonless (NCR): Dùng cho biểu mẫu nhiều liên, không cần giấy than

• Giấy offset: Phù hợp in số lượng lớn với chi phí hợp lý

6. Quy trình đặt in biểu mẫu giao nhận tại InBecamex

Bước 1: Tư vấn & thiết kế mẫu

Khách hàng gửi yêu cầu – logo – nội dung cần thể hiện → Chúng tôi hỗ trợ thiết kế biểu mẫu giao nhận miễn phí.

Bước 2: Duyệt mẫu in

Chỉnh sửa đến khi duyệt mẫu cuối cùng (có thể gửi bản scan, bản in thử)

Bước 3: Tiến hành in ấn

In offset chất lượng cao – cắt xén – đóng cuốn – đóng số nhảy nếu cần.

Bước 4: Giao hàng tận nơi

Chúng tôi giao hàng nhanh tại Bình Dương và toàn quốc – đảm bảo tiến độ và chất lượng.

7. Báo giá tham khảo in biểu mẫu giao nhận

✅ Miễn phí thiết kế
✅ In số nhảy theo yêu cầu
✅ Giao nhanh, đúng hẹn
✅ Chiết khấu cho đơn hàng số lượng lớn

8. Những lưu ý khi đặt in biểu mẫu giao nhận

• Xác định rõ nội dung cần in: hàng hóa, tài sản, hồ sơ…

• Chọn số liên phù hợp với nhu cầu lưu trữ

• Sử dụng font dễ đọc, bảng biểu gọn gàng

• Nên in logo công ty để tăng nhận diện thương hiệu

• Yêu cầu in số nhảy để quản lý phiếu dễ dàng hơn

9. InBecamex – Đơn vị in biểu mẫu giao nhận chuyên nghiệp tại Bình Dương

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành in ấn, InBecamex cam kết mang đến sản phẩm biểu mẫu giao nhận chất lượng cao, đúng yêu cầu và đúng tiến độ. Đội ngũ thiết kế – sản xuất của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu lên ý tưởng đến in thành phẩm.

➤ Cam kết khi đặt in tại InBecamex:

• In nhanh – giao đúng hẹn

• Mẫu mã đẹp, dễ sử dụng

• Chất lượng giấy tốt, viết mực không lem

• Tư vấn tận tâm – giá cả hợp lý

• Nhận đơn in lẻ – in gấp trong 24h